نرم‌افزار (ERP) راهی برای برنامه‌ریزی و کنترل فعالیت‌های اصلی سازمان محسوب میشود. مفهوم ERP از آغاز پیدایش آن از سال۱۹۹۰ تاکنون تغییرات زیادی داشته و مسیر رو به رشدی را طی می‌کند. با این حال این تصور وجود دارد که راهکارهای ERP برای سازمان‌های کوچک و متوسط مناسب نیستند و تنها سازمان‌های بزرگ می‌توانند از منافع آن بهره‌مند شوند. این تصور بر این پیش‌فرض استوار است که استفاده از ERP نیازمند صرف هزینه‌های بالای زیرساختی و سخت‌افزاری است و برای نگهداری آن به نیروهای متخصص مستقر در سازمان نیاز است. افزون بر این موارد، تصور میشود با توجه به پویایی و رشد بالای سازمان‌های متوسط و کوچک، سیستم‌های ERP، نمی توانند پاسخ‌گوی نیازهای این سازمان‌ها باشند.
امروزه، با ظهور فناوری‌های نوین در صنعت فناوری اطلاعات، بسیاری از این محدودیت‌ها بر طرف شده و شرایط استفاده از مزیت‌های راهکارهای ERP برای بهبود فرایند تصمیم‌‌گیری مدیران در زمینه‌ی همه‌ی منابع در سازمان‌های کوچک و متوسط فراهم شده است. یکی از این‌فناوری‌ها که در رفع این محدودیت‌ها نقش اساسی ایفا می‌کند، فناوری رایانش ابری (Cloud Computing) است. از زمان ارائه‌ی راهکارهای ابری، این فناوری با استقبال ِ خوب کسبوکارهای کوچک و متوسط روبرو شده و این شرکت‌ها، تمایل بیشتری به به‌کارگیری راهکارهای ابری نسبت به خرید نرم افزار و استقرار آن روی سرورهای داخلی خود دارند. در ادامه مهم‌ترین دلایل استقبال از راهکارهای ERP بر بستر ابر در شرکت‌های کوچک و متوسط را مرور می‌کنیم:
کاهش هزینه‌ها
راهکارهای ERP که با فناوری رایانش ابری (Cloud) ارائه می‌شوند، از مدل SaaS استفاده می‌کنند. در این مدل، نیازی به تهیه‌ی سخت‌افزار و زیرساخت نیست، همچنین این راهکارها برای نگهداشت، نیاز به نیروهای متخصص در سازمان ندارند. با این فناوری، راهکارهای ERP روی سرورهای شرکت ارائه‌دهنده این راهکارها نصب میشود و وظیفه‌ی نگهداشت سیستم‌ها نیز به عهده ارائه‌کننده خدمت است؛ شرکت‌هایی هم که می‌خواهند از این راهکارها استفاده کنند، بدون نیاز به خرید نرم‌افزار، متناسب با نیاز خود هزینه‌ی اشتراک پرداخت می‌کنند و از طریق اینترنت می‌توانند بدون محدودیت جغرافیایی از هر مکانی به راحتی از این راهکارها بهره ببرند.
امنیت
در مدل‌های رایج ERP، اطلاعات روی سرورهای شرکت ذخیره می‌شوند و مسئولیت حفاظت از آن‌ها به عهده‌ی خود شرکت است. این کار به دلیل هزینه‌ی بالا و ریسک هک شدن توسط هکرهایی که دقیقا می‌دانند اطلاعات کجا ثبت و نگهداری میشود، بسیار دشوار است.
اما در راهکارهای مبتنی بر رایانش ابری (Cloud)، اطلاعات روی سرورهای ارائه‌دهنده سرویس ذخیره می‌شوند. این سرورها با بالاترین استانداردهای امنیتی حفاظت می‌شوند و امکان هک شدن آن‌ها بسیار پایین است. همچنین از این اطلاعات به صورت دوره‌ای نسخه‌ی پشتیبان تهیه میشود و به‌دلیل نگهداری در نقاط مختلف، ریسک از دست دادن اطلاعات حتی بر اثر بلایای طبیعی و حوادث غیرمترقبه از بین می‌رود.
این دلایل سبب میشود ریسک‌های امنیتی در راهکارهای ابری به حداقل برسد. برای درک بهتر تفاوت این دو روش ِ حفظ امنیت اطلاعات، امنیت نگهداری یک دارایی ارزشمند در صندوق امانات یکی از بانک‌های سوییس را با امنیت یک گاوصندوق در منزل مقایسه کنید.
انعطاف‌پذیری
یکی از محدودیت‌های به‌کارگیری راهکارهای ERP در شرکت‌های کوچک و متوسط انعطاف‌پذیری پایین و هزینه‌ی بالای توسعه‌ی آن است. دلیل این محدویت این است که سازمان‌ها نیاز به تامین زیرساخت و خرید حق امتیاز نرم‌افزار دارند و در صورت تغییر نیاز سیستمی، همه‌ی این هزینه‌ها باید دوباره انجام شوند. در راهکارهای ابری، به دلیل اینکه نیازی به تهیه‌ی زیرساخت و خرید حق امتیاز نرم‌افزار نیست، هزینه‌های راه‌اندازی در آن‌ها به شدت کاهش می‌یابد و در صورت نیاز به تغییر، به راحتی می‌توان تعداد کاربر را تغییر داد و بدون دغدغه در مورد هزینه‌های توسعه‌ی زیرساخت، با کمترین هزینه‌ی ممکن سیستم‌های جدید را به سیستم‌های موجود متصل کرد.
مجموعه‌ی این مزایا شرایطی را فراهم کرده که کسبوکارهای متوسط و کوچک، از این راهکارهای مبتنی بر رایانش ابری (Cloud) استقبال کنند و با خیال آسوده درخصوص مدیریت فرایندهای سازمانشان، روی اهداف توسعه کسب‌و‌کار خود تمرکز کنند.
